Privacy regelement

Ctrl Care, gevestigd te Alkmaar en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89752716, verwerkt uw persoonsgegevens rechtmatig, netjes en transparant. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor van tevoren bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen. Via deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Ctrl Care hier in de praktijk mee omgaat.

Versie 1.0

Proceseigenaar: directie

1. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op cliënten, ouders, verwanten en/of wettelijk vertegenwoordigers en bezoekers van de website van wie Ctrl Care persoonsgegevens verwerkt.

2. Hoe worden mijn persoonsgegevens verkregen?

Ctrl Care verwerkt persoonsgegevens die u zelf persoonlijk heeft verstrekt tijdens intake of begeleiding zoals contactgegevens of andere (bijzondere) persoonsgegevens. Er zijn ook persoonsgegevens die wij met toestemming van u hebben opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers. Tijdens en na het bezoek aan onze website worden (noodzakelijke) persoonsgegevens verzameld.

3. Welk type persoonsgegeven wordt verwerkt?

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

1. achternaam en voornamen;
2. geboortedatum;
3. burgerservicenummer (BSN);
4. e-mailadres;
5. telefoonnummer;
6. adresgegevens;
7. het polisnummer ziektekostenverzekering;
8. de gegevens van de huisarts;
9. gegevens over je gezondheid;
10. financiële gegevens;
11. IP adres;
12. Surfgedrag op de website.

4. Voor welke doelen worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Ctrl Care verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van de begeleidingsovereenkomst en de declaratie voor verrichte werkzaamheden. Ook worden deze persoonsgegevens gebruikt om contact te onderhouden en voor informatie waar u zelf om heeft gevraagd. Voor het verbeteren van kwaliteit van dienstverlening en onze bedrijfsvoering gebruiken wij persoonsgegevens, daar waar mogelijk anonimiseren wij deze. Na uw uitdrukkelijke toestemming gebruiken wij persoonsgegevens voor PR-doeleinden en Social Media.

5. Op basis van welke grondslag worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Ctrl Care verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

1. Toestemming van u/ van betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit inbreuk doet aan de rechtmatigheid van verwerking op basis van toestemming voor de intrekking;
2. Uitvoering van (begeleidings)overeenkomst of de voorbereiding hierop;
3. Wettelijke verplichtingen die voortkomen uit onder andere de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugdwet, zoals de verplichting tot het bijhouden van dossier en registreren van het Burgerservicenummer;
4. Een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van kwaliteit, Ctrl Care en bedrijfsvoering.

6. Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

Ctrl Care kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Ctrl Care persoonsgegevens verwerken. Ctrl Care sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Een voorbeeld hiervan is het elektronisch cliëntdossier ZilliZ, waar Ctrl Care een verwerkersovereenkomst mee heeft gesloten. Ctrl Care deelt alleen persoonsgegevens met derden, als dat in het kader van de begeleiding nodig is of vanuit een wettelijke verplichting. Ctrl Care deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijvoorbeeld bijeenkomsten samen met een andere Ctrl Care worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld. Binnen Ctrl Care kunnen zonder toestemming van u persoonsgegevens worden gedeeld, voor zover dat voor de uitvoering van de zorg noodzakelijk is. Persoonsgegevens die onze medewerkers hebben ontvangen in de uitoefening van hun beroep vallen onder de (wettelijke) geheimhoudingsplicht van de zorgverlener.

7. Worden mijn persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Ctrl Care geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Ctrl Care ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

8. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Ctrl Care bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Ctrl Care hanteert de volgende bewaartermijnen:

1. Dossiergegevens Jeugdwet; ten minste 20 jaar;
2. Dossiergegevens Wmo: ten minste 15 jaar;
3. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar.

9. En als er een datalek plaatsvindt?

Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is. Ctrl Care heeft maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. Als zich desondanks een datalek voordoet dan onderzoeken en registreren wij het incident. Indien nodig informeren wij de betrokkene en doen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigen van deze privacyverklaring

Ctrl Care kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. Een actuele versie van de privacyverklaring wordt op de website van Ctrl Care gepubliceerd. Het is verstandig deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

11. Functionaris voor de gegevensverwerking

Ctrl Care heeft een functionaris voor de gegevensverwerking die erop toeziet dat de Algemene verordening gegevensbescherming wordt nageleefd binnen onze Ctrl Care. Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming is Maurits Trommels van Ctrl Care.

12. Rechten, vragen en klachten; waar kan ik terecht?

U hebt het recht Ctrl Care te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Ctrl Care door een e- mailbericht te sturen naar contact@ctrlcare.nl. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van het verzoek en vaststelling van uw identiteit. Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Ctrl Care persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Ctrl Care door een e-mailbericht te sturen naar contact@ctrlcare.nl Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens